Este artigo é apresentado por AlugarRedi.
Quando comecei a gerenciar minhas propriedades para alugar, as solicitações de manutenção atrapalhavam minha semana inteira. Um inquilino ligaria, enviaria uma mensagem de texto ou enviaria um e-mail sobre algo ser quebradoe eu largaria tudo e embaralhar para encontrar o fornecedor certo, acompanhar atualizações e rastrear recebimentos para escrituração contábil.
Essa confusão não era sustentável e percebi que precisava de um sistema melhor se quisesse continuar autogerenciando minhas propriedades para alugar.
Criar um procedimento operacional padrão (SOP) para lidar com solicitações de manutenção é uma das maneiras mais fáceis de agilizar o gerenciamento de sua propriedade e pegar as suposições fora de emergências. Um POP é simplesmente um documento passo a passo que descreve como um processo específico deve ser feito. O SOP é uma lista de verificação repetível que qualquer pessoa da sua equipe (ou até mesmo um assistente virtual) pode seguir para manter tudo funcionando perfeitamente – e mantê-lo fora da mentalidade confusa.
Sem um POP de manutenção claro, pequeno questões podem se transformar em grandes problemas. As solicitações podem se perder na sua caixa de entrada, os fornecedores podem esquecer de enviar faturas e os reparos podem demorar mais do que deveriam.
Esse pode ser um problema, não só para você e sua agenda, mas também para seus inquilinos também. Os inquilinos podem sentir como eles são ser ignorado devido a atrasos na manutenção. Esse poderia levar a mais reclamações e potencialmente maior rotatividade.
Para você e suas finanças, a falta de POP pode criar problemas. Torna-se mais difícil rastrear despesas, prever orçamentos ou comprovar o histórico de reparos para fins de seguros ou impostos sem uma documentação clara em vigor. O resultado é muito estresse desnecessário e ineficiência que poderia ser evitado com um processo simples e repetível.
Por que você precisa de um POP para manutenção
1. Consistência
Quando cada solicitação segue o mesmo processo, nada passa despercebido. Você saberá exatamente como estão as coisas em cada reparo, seja uma torneira com vazamento ou um forno quebrado.
2. Economia de tempo
Um SOP elimina tomadas de decisão repetitivas. Você não perderá tempo pensando no que fazer a seguir, pois já mapeou seu processo para qualquer solicitação. Esse torna-se especialmente valioso quando você comece a adicionar mais unidades ou contratando ajuda.
3. Melhor experiência do inquilino
Os inquilinos percebem quando você responde rapidamente e os mantêm atualizados. Um sistema de manutenção claro faz você parecer profissional, gera confiança e incentiva renovações de aluguel.
O POP de manutenção passo a passo
RentRedi facilita o processo de solicitação de manutenção do inquilino porque tudo pode ser tratado diretamente dentro do aplicativo, desde o momento em que o inquilino relata um problema até o fechamento após os reparos. Use isso como modelo ou diretriz para criar seu próprio SOP para seus imóveis para locação.
1. Solicitar envio até inquilino
Tudo começa quando o seu inquilino envia um pedido de manutenção através do app RentRedi.
Ações do inquilino:
- Abre o aplicativo RentRedi e seleciona Solicitação de manutenção
- Envia fotos ou vídeos do problema
- Descreve o problema (localização, detalhes, urgência)
- Envia a solicitação
Ações automáticas do sistema:
- A solicitação aparece em seu Painel de manutenção em RentRedi.
- Você recebe uma notificação instantânea por e-mail ou aplicativo push.
Este sistema elimina a comunicação de ida e volta que geralmente acontece por texto ou e-mail e mantém tudo documentado em um só lugar.
2. Revisão e triagem inicial
Assim que a solicitação chegar, revise-a cuidadosamente para decidir o quão urgente é e que tipo de reparo isso precisa. Fazer com que o inquilino envie fotos e forneça mais detalhes como opção em seu portal oferece muito mais com o que trabalhar a fim de diagnosticar o problema e saber para quem ligar.
Meu responsável pela manutenção sempre quer saber quais ferramentas e materiais ele precisa trazer. Ter todas essas informações ajuda reduzir o perguntas de ida e volta.
Passos:
- Navegue até Manutenção > Novas solicitações e abra o envio.
- Revise as notas e anexos do inquilino.
- Atribua um nível de prioridade:
- Emergência: Vazamento, sem aquecimento, fechadura externa da porta quebrada (resposta imediata)
- Alto: Afeta a habitabilidade, mas não é uma emergência (dentro de 24 horas)
- Rotina: Problemas menores (dentro de três a cinco dias úteis)
- Adicione notas internas (por exemplo, “Inquilino relata vazamento perto do aquecedor de água. A foto mostra um pequeno gotejamento.”)
Documentar as solicitações de manutenção da maneira correta garante que emergências são tratados rápido, enquanto tarefas menos urgentes não se perdem na confusão.
3. Atribuir um fornecedor ou técnico de manutenção
Depois de analisar a solicitação, é hora de enviá-la para a pessoa certa. RentRedi oferece a você opções para atribuir seu próprio fornecedor ou usando seu serviço integrado 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Passos:
- Clique Atribuir fornecedore selecione na sua lista de fornecedores salva.
- Além disso, você pode aproveitar o programa de manutenção de serviço completo da RentRedi para fornecer fornecedores e reparos.
- Adicione detalhes de acesso (por exemplo, “Entrar através do código da garagem” ou “Casa do inquilino após as 17h”).
- Confirme se o fornecedor recebe a solicitação e quaisquer anexos.
- Envie uma mensagem ao inquilino usando o Bate-papo de manutenção para acusar o recebimento e compartilhar o próximo etapas, por exemplo, “Obrigado por informar isso, Sarah. Analisamos sua solicitação e temos um fornecedor agendado para amanhã à tarde”.
4. Rastrear progresso
Agora que o pedido é atribuído, seu trabalho é certificar-se ele permanece no caminho certo.
Passos:
- Os fornecedores podem marcar trabalhos como Em andamento, Aguardando peçasou Concluído.
- Do Painel de manutençãofiltrar por Em Progresso para ver todas as vagas abertas.
- Acompanhe se não houver atualização após 48 horas para questões de alta prioridade.
- Use o chat no aplicativo para enviar atualizações de progresso ao locatário.
Esse mantém todos informados e evita telefonemas desnecessários.
5. Conclusão e verificação
Quando o trabalho está terminado, verifique isso o problema está realmente resolvido antes de fechá-lo.
Passos:
- O fornecedor marca a solicitação como Concluído.
- Uploads de fornecedores antes e depois fotos, e quaisquer faturas ou recibos.
- Revise as imagens e confirme a conclusão.
- Notas de atualização (por exemplo, “Vazamento reparado pela ABC Plumbing, válvula substituída em 21/10/25.”)
- O inquilino recebe uma notificação para confirmar a satisfação ou reabrir a solicitação, se necessário.
6. Manutenção de registros e gerenciamento de despesas
Uma boa manutenção de registros protege você durante a temporada de impostos e ajuda a monitorar o desempenho da propriedade. Manter registros limpos e precisos de suas despesas de manutenção é tão importante como fazer o trabalho. Sem uma contabilidade organizada, você pode facilmente perder o controle dos custos de reparo, pagar a mais aos fornecedores ou perder valiosas deduções fiscais.
O rastreamento adequado ajuda você a ver padrões, como quais propriedades estão custando mais para manter ou quais sistemas precisam ser substituídos em breve, e fornece uma imagem clara do desempenho do seu portfólio. Também pode protegê-lo durante a temporada de impostos ou auditorias, já que você terá a documentação de cada despesa vinculada a uma propriedade específica.
Passos:
- Anexe faturas ou recibos diretamente à solicitação.
- Atribua uma categoria de despesas (por exemplo, Encanamento, AVAC, Elétrica).
- Verifique se o custo aparece em Propriedades > Despesas.
- Exporte dados para o seu software de contabilidade.
Manter essas despesas organizadas no RentRedi economiza horas de trabalho contábil posteriormente.
7. Fechar e arquivar
Depois que tudo estiver confirmado, feche a solicitação e mova-a para o arquivo concluído.
Passos:
- Marque o pedido Fechado.
- Mova-o para Solicitações concluídas para rastreamento histórico.
- Revise todas as análises de manutenção para obter tempos médios de resposta, problemas recorrentes e tendências de custos.
Esses dados ajudam a detectar problemas repetidos antes que se transformem em grandes reparos.
8. Acompanhamento e prevenção
Por fim, use o que você aprendeu com solicitações anteriores para planejar a manutenção preventiva.
Passos:
- Agende inspeções anuais ou sazonais.
- Adicione lembretes recorrentes na ferramenta de calendário do RentRedi.
- Mantenha sua lista de fornecedores preferidos atualizado para tarefas rápidas.
Considerações Finais
Trabalho preventivo é quase sempre mais barato do que reparos de emergência, e integrá-lo ao seu SOP garante que nunca será esquecido. Uma troca de filtro HVAC de US$ 75 pode evitar uma substituição de sistema de US$ 5.000. A limpeza regular de calhas pode impedir vazamentos no telhado e problemas de fundação antes que eles comecem.
Além de economizar dinheiro, a manutenção proativa protege o valor da sua propriedade e mantém os inquilinos mais felizes, porque os problemas são resolvidos antes mesmo de eles perceberem. Ao incluir tarefas preventivas em seu SOP, você protege seu investimento e cria uma operação mais tranquila e previsível.
Se você já se sentiu sobrecarregado com o gerenciamento da manutenção em diversas unidades, esse processo muda tudo. Construir um SOP obriga você a pensar em cada etapa uma vez, para que não precise reinventar a roda sempre que algo quebra.
Quer você esteja gerenciando uma propriedade ou 50, RentRedi’s as ferramentas de manutenção fornecem a estrutura para responder com mais rapidez, manter-se organizado e manter seus inquilinos satisfeitos.